Assembleia Distrital de Lisboa

Description level

Fonds

Reference code

PT/TT/ASDL

Title type

Atribuído

Date range

1879

to 2015

Dimension and support

1229 doss.; 774 proc.; 43 pt.; 130 doc.; 2787 cx. (35887 doc. compostos); papel

Biography or history

Orgão que se encontrava ligado desde a sua criação ao Governo Civil. Várias foram as designações que teve ao longo da sua existência, assim como foram diferentes as suas competências. Orgão com caráter consultivo e deliberativo. Com o decreto de 16/05/1832, de Mouzinho da Silveira "nasce" a JUNTA GERAL DE PROVÍNCIA. Com o 1.º Código Administrativo de 1835 são instituídos os três corpos administrativos entre os quais a JUNTA GERAL DE DISTRITO. As atribuições da Junta Geral de Distrito são: deliberativas e consultivas. Com o novo código administrativo de 1842, a Junta Geral de Distrito continua com as mesmas atribuições e funções. O arquivo de JUNTA ficava sob a alçada do Governo Civil. Toda a correspondência seria dirigida por intermédio do Governo Civil. Com o código Administrativo de 1878 - Junta Geral de Distrito - passa a ter duas sessões ordinárias por ano (anteriormente só tinha uma sessão). Este orgão funcionava no efificio do Governo Civil, estando o espediente a cargo da sua secretaria. A posição das Juntas Gerais com entidades tutelares dos Conselhos é reforçada pelo Código de 1886. Com o novo Código, em 1859, é feita uma reestruturação na Administração Local, sendo as Juntas Gerais substituídas pelas COMISSÕES DISTRITAIS. As Comissões Distritais passaram a ter novas atribuições (árbitros de 1.ª instância nos contenciosos). esta pode ser dissolvida por decreto fundamentado. Era composta pelo governador civil, presidente do auditor administrativo e três vogais. O secretário era nomeado pelo Governador Civil. Tinha uma sessão ordinária por semana. Funcionava no mesmo edifício do Governo Cívil. Com o novo Código em 1896 a vida das Comissões Distritais continuou. Devido aos atrasos na realização de um novo Código, levou a que em 1913 seja publicada a Lei n.º 88 em que os corpos administrativos voltaram a ser: -Junta Geral (Distrito); - Câmara Municipal (Concelho); - Junta da Paróquia (Paróquia Civil). Com a Lei n.º 88 de 1913, a Junta Geral fica com as suas competências reforçadas entre as quais: interpretar, modificar ou revogar os regulamentos da administração distrital. É dado às Juntas uma maior força: deliberar na conformidade das leis. Algumas leis como a n.º 621 de 1916 e a n.º 1453 de 1923 corrigem ou acrescentam algumas competências às existentes. Com a Lei n.º 1885 de 1935, as Juntas ficam sujeitas à inspeção de agentes do governo, assim como é-lhe limitado o seu poder liberativo. A Lei n.º 1945 de 1936, substituíu as Juntas Gerais de Distrito pelas Juntas de Província. Apesar da designação ter sido alterada as competências e as atribuições mantiveram-se. O Código administrativo de 1940 mantém as Juntas de Província até à revisão, que foi feita com o Decreto Lei n.º 42536 de 1959. este decreto, no artº 2 define as suas atribuições: - Fomento (criação de condições para o desenvolvimento económico e tecnologia regional). A constituição de 1976, no art.º 295 cria as Assembleias Distritais em substituição das Juntas Distritais. As Assembleias Distritais são confirmadas pelas duas revisões constitucionais, sendo o governo autorizado a legislar sobre o regime juridico. Este orgão fez sempre parte dos Corpos Administrativos.

Custodial history

Na sequência da afetação à DGLAB do “arquivo e o espólio cultural da Assembleia Distrital de Lisboa, bem como os serviços abertos ao público” (Despacho n.º 9507-A/2015, DR 2ªsérie, n.º 162, de 20 de agosto de 2015, n.º 5), com o objetivo de responder a pedidos externos e de salvaguardar da deterioração alguma dessa documentação.

As transferência realizadas foram as seguintes:

• 13 de novembro de 2015: Transferência de processos individuais, que em outubro de 2015 foram retirados de duas salas com infiltrações situadas no terraço do edifício n.º 135 e colocados no 3º piso do n.º 137. Estes processos ficaram sob a responsabilidade do ANTT/ DTTDA (I-2015-002632, de 1 de dezembro de 2015);

• 17 de junho de 2016: Na sequência de um pedido de consulta da Câmara Municipal de Odivelas, foram transferidos para o ANTT, livros de actas e outros, num total de 87 UI, os quais ficaram sob a responsabilidade da DTTDA (I- 2016-001163, de 17 de junho de 2016);

• 27 de fevereiro de 2018, devido à falta de segurança existente no piso 3 do edifício, foram transferidos para o ANTT, livros de actos e contratos e outros, num total de 48 UI, os quais ficaram sob a responsabilidade do ANTT/ DTTDA (I-2018-00989, de 27 de fevereiro de 2018).

Entre 6 de novembro e 14 de dezembro de 2018 a equipa da DSAN procedeu à identificação (guia de remessa), embalagem e transferência para o edifício do ANTT. de toda a documentação de arquivo que ainda se encontrava nas instalações da Rua José Estevão, n.º 135 e 137.

No início de 2019 a equipa técnica da DSAN procedeu à organização das guias de remessa adaptando-as à grelha de identificação fornecida pela DTTDA. Em 21 de janeiro de 2019 iniciou-se a identificação, avaliação, descrição e acondicionamento em caixas de arquivo da documentação dos serviços de Fomento e de Coordenação Económica que se encontrava num dos depósitos da Torre do Tombo, composta essencialmente por processos de obras particulares e processos de saneamento e de obras públicas. Relativamente aos processos de obras particulares foi apenas feita a sua identificação por unidade de instalação, tendo a sua descrição vindo a ser realizada com a colaboração de uma assistente técnica, a nível do processo de obra com os seguintes elementos informativos: NT; localização inicial; Nº de U.I.; nºs de U.A.; nº do processo; Nome da entidade produtora; unidade orgânica /função; refª original; Nome do requerente; tipo de pedido; concelho e local de obra.

Foi ainda identificada; avaliada, descrita e acondicionada toda a documentação da CAHS –Comissão de Assistência e Habitação Social, nomeadamente os processos de habitações vendidas, em relação aos quais foi adoptado o mesmo procedimento utilizado para os processos das obras particulares.

Foram ainda identificadas; avaliadas, descritas e acondicionadas 36 Unidades de transferência (UT) com processos individuais dos funcionários.

Os trabalhos de identificação, avaliação, descrição e acondicionamento da documentação que se encontrava instalada num dos depósitos, nas UT originais, decorreram de 21 de janeiro a 29 de março de 2019, totalizando 595 caixas de arquivo, equivalente a 119 m.l. de documentação descrita e acondicionada.

A 29 de março de 2019 foi iniciada a identificação, avaliação, descrição e o acondicionamento da documentação que se encontrava no piso 0 da Torre do Tombo, na sala 0.59, em 450 caixas de arquivo e 58 livros (de grandes dimensões). Estas unidades arquivísticas já foram todas colocadas num dos depósitos da Torre do Tombo, em colaboração com os serviços do Gabinete de Gestão de Infraestruturas e Equipamentos (GGIE), perfazendo um total de 103 m.l..

A partir de 9 de julho de 2019 foram iniciados os trabalhos de identificação, avaliação, descrição e acondicionamento, de parte da documentação que se encontrava no piso 1 da Torre do Tombo, que entretanto foi transferida para a sala 0.59, do piso 0, por aí haver melhores condições de trabalho. A documentação foi avaliada, descrita e acondicionada e transferida gradualmente para o 4º piso. Finalmente foi avaliada, descrita e acondicionada a documentação das garagens após higienização. Os livros de grandes dimensões que estavam no piso 1 da Torre do Tombo foram os últimos a ser descritos, no local, e enviados directamente para os depósitos. Foram descritas 2755 UI, correspondentes a 35.985 registos descritivos.

As plantas anexas aos projectos de fomento não foram descritas devido a falta de tempo útil para o fazer e foram mantidas nas U.T. originais.

Cada unidade de instalação foi identificada com uma numeração sequencial e com uma descrição sumária do produtor e do conteúdo. No caso das caixas de arquivo foi atribuído um n.º a cada caixa e as unidades arquivísticas foram numeradas de 1 a x dentro de cada caixa (ex.: 213/1; 213/2, etc.). No caso da documentação avulsa foram colocadas capilhas sempre que necessário e nos livros mechas com o n.º de ordem.

Este n.º de ordem será utilizado na recuperação da documentação e funciona como cota actual.

Em dezembro de 2020 foi iniciado o processo de migração da informação para a base de dados Digitarq e concluída em março de 2021.

Arrangement

Da leitura da legislação publicada, dos regulamentos internos dos serviços e da observação da própria documentação que foi objeto de identificação, descrição e avaliação, poder-se-á concluir que se está na presença de sistema(s) de arquivo fortemente centralizados, na Secretaria -Geral das Juntas, que se constituíram como secretarias privativas ao longo da vigência destes organismos (1913–2015).

Através do estudo da evolução-orgânico funcional e do contexto da produção documental das Juntas e Assembleia Distrital, constatou-se que competia às secretarias privativas, assegurar todo o expediente dos serviços das Juntas e da Assembleia Distrital, bem como a execução das deliberações distritais, dos despachos e ordens dos Presidentes nomeadamente, a autenticação de todos os documentos e atos oficiais; a organização do Cadastro de pessoal de todos os serviços; a organização das contas de gerência; a prestação de contas e informação sobre o funcionamento dos serviços de tesouraria; a fiscalização da responsabilidade dos atos do tesoureiro; a redação das atas do Conselho e da Mesa; a manutenção e atualização de todo o registo e expediente.

Os regulamentos internos dos diferentes serviços desconcentrados, que foram sendo publicados ao longo dos tempos refletem este caráter centralizador do arquivo na Secretaria-Geral.

Todos os serviços eram obrigados a enviar de acordo com a periodicidade estabelecida nos regulamentos, os balancetes acompanhados dos documentos de receita e despesa; os projetos de orçamento, relatórios e contas de gerência; planos de atividades e todos os registos contabilísticos, que tinham que se encontrar em dia e em estreita articulação e obediência com as normas e orientações da Secretaria–Geral.

O caráter centralizador do sistema de arquivo, é também visível nas diretivas emanadas pela Presidência, através da Secretaria-Geral, relativas à elaboração dos formulários-tipo, que tinham que ser previamente aprovados pelo Presidente, como mapas e fichas de registo a utilizar pelos serviços, sobretudo na área de prestação de cuidados de saúde e assistência. As tipologias documentais normalizadas eram constituídas por mapas e fichas, que serviam para o controlo e a gestão da actividade e ainda para recolha de informação estatística.

Estas diferentes tipologias eram utilizadas, sobretudo nos dispensários e nos centros dos Serviços Materno-Infantis, no Instituto de Puericultura e nos Jardins de infância, no Instituto Clínico e no Dispensário Policlínico Central.

De salientar ainda, que o sistema de informação/arquivo dos diferentes produtores era um sistema muito burocratizado e hierarquizado, de complexa tramitação processual, entre os diferentes serviços descentralizados (operativos) e os serviços centrais (serviços de suporte), secções e órgãos, que compunham o sistema de arquivo, cuja função refletia deste modo, o caráter centralizador que o Estado Novo, imprimia às instituições e seus agentes.

A leitura dos regulamentos internos dos serviços, permite-nos constatar uma coordenação muito centralizadora e hierarquizada ao nível da articulação entre os diferentes serviços, com emanação de regras e procedimentos administrativos, muito uniformes e tipificados, por forma a assegurar a disseminação de normativos reguladores do procedimento administrativo, ao nível dos circuitos documentais, assegurando uma gestão de informação coordenada entre os serviços operativos e os órgãos decisores.

As tipologias de séries normativas e constitutivas de procedimentos nomeadamente: os regulamentos internos; ordens de serviços; circulares; formulários-tipo, instrumentos de recuperação de informação de arquivo, como planos de classificação, registos de correspondência e índices, eram emanados pela Secretaria–Geral, a todos os serviços para serem utilizados, de forma uniforme, na organização, gestão e controlo eficiente da informação de arquivo produzida pelos serviços.

No decurso dos trabalhos de identificação, descrição e avaliação do arquivo, surgiram apenas dois instrumentos de recuperação da informação, um Índice e um guia, apesar de terem surgido vários regulamentos internos produzidos pelos serviços, que definem procedimentos bastante completos relativos aos arquivos, à sua organização e procedimentos. Estes instrumentos de arquivo foram elaborados para e pela Secretaria-Geral, são eles:

1- “Índice particular do Arquivo de Documentação Relacionada referente aos anos de 1912-1936 da extinta Junta Geral do Distrito de Lisboa”. Trata-se de um índice remissivo temático da documentação produzida pelos diferentes serviços da Junta, que relaciona a documentação com as respetivas unidades de instalação (volumes e caixotes numerados de forma sequencial);

2- “Guia de Orientação do Arquivo da Secretaria da Junta de Província”, classificador elaborado pelos Serviços da Junta, ao qual é atribuído o número de serviço e dentro de cada serviço a documentação apresenta-se por ordem alfabética de temas, que remete para a respetiva unidade de instalação (caixas numeradas sequencialmente).

O Guia determina o seguinte em termos de procedimento de arquivo “O arquivo da correspondência, documentação vária, processos de qualquer espécie, livros, copiadores, etc., deverá fazer-se sempre dentro de cada Serviço da Junta, a que diz respeito. Cada serviço da Junta terá uma caixa-arquivo e, dentro, desta, tantos dossiers quantos forem os assuntos a arquivar. Cada assunto terá a sua ficha, na qual se fará sempre referência ao Serviço da Junta a que o assunto a arquivar diga respeito. Independente dos Serviços da Junta (propriamente ditos) há outra documentação que convém arquivar nas pastas -arquivo, devidamente numeradas e rotuladas e, nas respetivas fichas será sempre feita referência à Entidade a que o mesmo assunto diga respeito”.

O referido guia de arquivo dá igualmente instruções para a descrição e conservação da documentação, determinando que a seção de Expediente da Secretaria, devia conservar os documentos findos em seu poder durante um ano, remetendo-os, findo esse prazo, ao Arquivo Geral, devidamente catalogados.

De referir que os procedimentos emanados por estes dois instrumentos de arquivo só muito pontualmente podem ser observados na recuperação física do arquivo, devido às sucessivas transferências de localização dos arquivos, desmembramentos e destruições que eventualmente ocorreram, devido ao mau estado de conservação do arquivo.

A seção de Expediente e Arquivo dos serviços desconcentrados, tinha que assegurar a execução de todo o trabalho de expediente, em conformidade com as leis e regulamentos emanados pela Secretaria-Geral da Junta, sob as ordens das direções dos serviços dos respetivos organismos desconcentrados.

Os regulamentos internos também são muito ricos na especificação de procedimentos e na tipificação das tipologias documentais produzidas na área da contabilidade e da tesouraria, onde se determina que todos os registos contabilísticos de diferentes funções, nomeadamente os livros que serviam de base à “escrituração contabilística “deviam de estar em dia e em estreita articulação com a Secretaria-Geral.

Os registos contabilísticos e outro tipo de documentos que, por força da lei e regulamentos internos, eram obrigatoriamente enviados pelos diferentes serviços à Secretaria-Geral ficavam aí arquivados após a sua aprovação.

Assim, foi notória a existência no arquivo, de duplicação e triplicação das séries da contabilidade, das séries da correspondência, das séries de mapas estatísticos de prestação de cuidados saúde e assistência, dos originais, duplicados e triplicados dos processos de obras do fomento, os duplicados e triplicados das listagens das habitações dos bairros sociais, as listagens duplicadas das rendas e taxas sociais cobradas, os duplicados dos inventários gerais de bens e equipamentos, etc.

Em conclusão podemos afirmar que o(s) sistema(s) de informação/arquivo da Assembleia Distrital e organismos antecessores em termos de implantação, elaboração e divulgação de normas e procedimentos era fortemente centralizado na Secretaria-Geral das Juntas e Assembleia Distrital.

No entanto, e para o seu regular funcionamento os serviços dependentes e desconcentrados (serviços eminentemente operativos)possuíam os seus próprios sistemas de arquivo, igualmente centralizados na seção de expediente, ou na seção de serviços gerais, obedecendo os seus procedimentos, em termos de organização e gestão do arquivo, às regras emanadas pela Secretaria-Geral, sobretudo ao nível da elaboração de formulários e regulamentos, que tinham que se encontrar em estreita articulação com a Secretaria-Geral, que os aprovava previamente.

Access restrictions

A documentação encontra-se em tratamento arquivístico.

O acesso e comunicabilidade atenderão a critérios de confidencialidade da informação em conformidade com a lei geral. A documentação só poderá ser disponibilizada após 48 horas (2 dias úteis) de ser pedida.

Algumas séries documentais tem acesso restrito. A documentação está sujeita a restrições de comunicabilidade obedecendo ao regime de comunicabilidade disposto na Lei 23_2016 acesso aos documentos administrativos: Artigo 44.º Alteração ao Decreto -Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro O artigo 17.º do Decreto -Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro (Estabelece o regime geral dos arquivos e do património arquivístico), alterado pelas Leis n.os 14/94, de 11 de maio, e 107/2001, de 8 de setembro, passa a ter a seguinte redação: «Artigo 17.º [...] 1 — É garantido o acesso à documentação conservada em arquivos públicos, salvas as limitações decorrentes dos imperativos de conservação das espécies, aplicando -se as restrições decorrentes da legislação geral e especial de acesso aos documentos administrativo. 2 — São acessíveis os documentos que integrem dados nominativos: a) Desde que decorridos 30 anos sobre a data da morte das pessoas a que respeitam os documentos; ou b) Não sendo conhecida a data da morte, decorridos 40 anos sobre a data dos documentos, mas não antes de terem decorrido 10 anos sobre o momento do conhecimento da morte. 3 — Os dados sensíveis respeitantes a pessoas coletivas, como tal definidos por lei, são comunicáveis decorridos 30 anos sobre a data da extinção da pessoa coletiva, caso a lei não determine prazo mais curto.

Deste modo, o acesso a esta documentação não pode ser imediato, uma vez que está legalmente condicionado pela operação do expurgo e pela afluência de pedidos.

Other finding aid

DigitArq (base de dados de descrição arquivística)

Creation date

06/02/2019 15:13:52

Last modification

25/03/2024 15:24:22

Arquivo Nacional Torre do Tombo